TRM-AI – Aufgabendelegation
Vom Last-Minute-Chaos zur strukturierten Delegation mit KI-Unterstützung
Vom Impuls zur strukturierten Delegation
Wie TRM-AI aus spontanen Ideen klare Aufträge macht
17:45 Uhr - A3 Richtung Frankfurt
Marketing- und Vertriebsleiter Thomas fährt vom erfolgreichen Kundentermin bei einem Maschinenbau-Unternehmen zurück. Der Gedanke: "Der Follow-up Termin in zwei Wochen wird entscheidend. Wir brauchen eine richtig überzeugende Präsentation über unsere Industrie 4.0 Lösung."
❌ Was normalerweise passiert:
Kurze Notiz im Handy:
"Präsentation Maschinenbau - 14 Tage - Lisa fragen"
Montag morgen, zwischen Kaffee und Terminen:
👨💼 "Lisa, könntest du bis nächste Woche eine Präsentation für den Maschinenbau-Kunden machen?"
👩💻 "Äh... was genau soll rein?"
👨💼 "Na, du weißt schon, Industrie 4.0, unsere Lösung..."
👩💻 "Okay, ich schau mal..."
Resultat: Vage Aufgabe, Rückfragen, Missverständnisse, Nacharbeit.
✅ Mit TRM-AI: Strukturierte Delegation unterwegs
17:50 Uhr - Dialog per Freisprechanlage
Thomas
TRM-AI, ich brauche Hilfe bei der Delegation einer Präsentation.
TRM-AI
Gerne! Erzählen Sie mir von der Aufgabe. Worum geht es?
Thomas
War gerade beim Maschinenbau-Kunden Hoffmann. Super gelaufen. Follow-up in zwei Wochen, brauche überzeugende Präsentation über unsere Industrie 4.0 Lösung.
TRM-AI
Verstehe. Lassen Sie uns das systematisch durchgehen: 1. An wen soll die Präsentation delegiert werden?
Thomas
Lisa aus dem Marketing. Die kennt sich mit technischen Präsentationen aus.
TRM-AI
Gut. Welche spezifischen Inhalte sind wichtig? Was war heute beim Kunden besonders relevant?
Thomas
Die haben drei Produktionslinien, wollen Effizienz steigern. Hauptthema war Predictive Maintenance und Datenanalyse. Der Produktionsleiter war sehr interessiert an ROI-Berechnungen.
TRM-AI
Perfekt. Wie lang soll die Präsentation werden und wer ist die Zielgruppe?
Thomas
30 Minuten plus Diskussion. Zielgruppe: Geschäftsführung, Produktionsleitung, IT-Leitung.
TRM-AI
Verstehe. Ein paar wichtige Details noch: Welches Budget oder welche Investitionssumme schwebt dem Kunden vor?
Thomas
Haben nicht konkret drüber gesprochen, aber bei der Betriebsgröße schätze ich 200-500k für eine erste Phase.
TRM-AI
Gut. Gibt es bestimmte Wettbewerber oder Lösungen, die der Kunde bereits evaluiert?
Thomas
Ja, die schauen sich auch TechCorp und IndustrialSoft an. Unser Vorteil ist die Flexibilität für Mittelstand.
TRM-AI
Sehr wichtig! Noch eine Frage: Wie viel Zeit soll Lisa für diese Aufgabe einplanen? Haben Sie eine Vorstellung?
Thomas
Hmm... mit Recherche, ersten Entwurf und Überarbeitung? Würde sagen so 2-3 Arbeitstage.
TRM-AI
Perfekt. Ich sehe in Lisas Aufgabenliste noch die Messe-Nachbereitung bis Freitag. Passt das zeitlich mit den 2-3 Tagen für die Präsentation?
Thomas
Oh stimmt, die Messe-Sache hatte ich vergessen! Aber das sollte bis Freitag durch sein, dann kann sie ab Montag voll an die Präsentation. Gut, dass du das checkst!
TRM-AI
Sehr gerne. Eine letzte Sache: Soll Lisa bestimmte interne Ressourcen nutzen? Technische Experten hinzuziehen oder bestehende Case Studies?
Thomas
Auf jeden Fall mit Stefan aus der Technik abstimmen für die Predictive Maintenance Details. Und wir haben die Referenz bei Becker Maschinenbau - die ist ähnlich.
TRM-AI
Ausgezeichnet! Ich erstelle jetzt einen detaillierten Briefing für Lisa. Soll ich ihr das direkt schicken oder möchten Sie es vorher prüfen?
Thomas
Erst mal vorher prüfen.
Das generierte Briefing für Lisa
📋 AUFGABE: Präsentation Maschinenbau Hoffmann GmbH
👤 Auftraggeber: Thomas
📅 Deadline: Donnerstag, 12. Dezember (10 Tage)
⏰ Geschätzter Aufwand: 2-3 Arbeitstage
🎯 Ziel: Follow-up nach erfolgreichem Ersttermin
🏭 KUNDE:
- Hoffmann GmbH - Traditioneller Maschinenbau
- 120 Jahre Firmengeschichte, ca. 200 Mitarbeiter
- 3 Produktionslinien, Fokus auf Effizienzsteigerung
- Budget-Range: 200-500k€ für erste Phase
🎯 KERNTHEMEN:
- Predictive Maintenance Lösungen
- Datenanalyse für Produktionsoptimierung
- ROI-Berechnung mit konkreten Zahlen
- Implementierungsvorgehen und Timeline
🏆 WETTBEWERBSUMFELD:
- Hauptkonkurrenten: TechCorp, IndustrialSoft
- Unser USP: Flexibilität für Mittelstand
📞 INTERNE ABSTIMMUNG:
- Stefan (Technik) für Predictive Maintenance Details
- Referenz Becker Maschinenbau nutzen
- Bei Rückfragen: Thomas mobil verfügbar
18:12 Uhr - Freigabe und Versand
Thomas
Perfekt so! Schick das an Lisa.
TRM-AI
Briefing ist raus. Lisa erhält es als Teams-Nachricht. Soll ich eine Nachverfolgung einrichten?
Thomas
Ja, erinnere mich Mittwoch, wie der Stand ist.
TRM-AI
Verstanden. Reminder für Mittwoch steht. Gute Heimfahrt!
Der nächste Morgen: Lisa erhält das Briefing
Lisa Schmidt
Marketing Team
"Wow, das ist mal ein ordentliches Briefing! Sogar Zeitaufwand ist geschätzt und Wettbewerber-Info dabei."
Ihre Rückfragen (nur 3 statt der üblichen 8-10!):
- • "Becker Referenz - kann ich deren ROI-Zahlen verwenden?"
- • "Soll ich einen Live-Demo-Teil einbauen oder nur Screenshots?"
- • "Wie technik-detailliert soll der Predictive Maintenance Teil werden?"
❌ VORHER - Spontane Delegation
- •Vage Aufgabenstellung
- •Wichtige Details vergessen
- •Rückfragen kosten Zeit
- •Missverständnisse und Nacharbeit
- •Stress kurz vor Deadline
✅ NACHHER - TRM-AI Delegation
- ✓Strukturiertes, vollständiges Briefing
- ✓Alle Kontext-Informationen erfasst
- ✓Punktgenaue Rückfragen
- ✓Automatische Nachverfolgung
- ✓Entspannte, effiziente Umsetzung
Die Technologie dahinter
Während der Fahrt
Sprachgesteuerte Interaktion über Freisprechanlage
KI-Strukturierung
Automatische Dokumentenerstellung in Echtzeit
Nahtlose Integration
Teams, WhatsApp, Telefon - alle Kanäle nutzbar
Aus einem spontanen Gedanken auf der A3 wird eine professionelle, strukturierte Delegation – ohne dass Thomas auch nur eine E-Mail schreiben musste.
TRM-AI: Der Kommunikationshub für moderne Führung
TRM-AI ist multichannel-fähig und bindet die gängigen Kanäle als Input und Output ein:
Microsoft Teams
Zentraler Kanal für Gespräche, Erinnerungen, Status-Dialoge
Notizen, Vereinbarungen, Dokumente
Telefon
Gespräche werden verdichtet, Kernaussagen erfasst
WhatsApp/Chat
Kurze, informelle Abstimmungen – sauber dokumentiert
Webplattform
Übersichten, Reports, Dashboards, Konfiguration
Wichtig: Die KI formuliert keine Aufgaben anstelle der Führungskraft. Sie führt Führungskräfte gezielt von vagen Aussagen zu klaren Aufgabendefinitionen, die transparent und nachvollziehbar sind.
Die Remote-Verstärker
Im Homeoffice wird alles noch komplizierter
Erreichbarkeit unklar
Ist Sarah heute im Office oder Homeoffice? Ist sie überhaupt erreichbar?
Kommunikations-Chaos
Teams, WhatsApp, E-Mail, Anruf - welcher Kanal erreicht wen?
Zeitverschiebung
Manche arbeiten früh, andere spät - Synchronisation unmöglich
Kontext fehlt
Schnelle Erklärung zwischen Tür und Angel? Gibt's nicht mehr!
Die versteckten Kosten schlechter Delegation
Unklare Zuständigkeiten
Aufgaben bleiben liegen, weil niemand sich verantwortlich fühlt
Fehlende Transparenz
Keine Übersicht über den Status delegierter Aufgaben
Überlastung einzelner Mitarbeiter
Ungleiche Verteilung von Aufgaben im Team
Verpasste Deadlines
Termine werden nicht eingehalten, Eskalationen häufen sich
TRM-AI: Ihr digitaler Delegations-Assistent
Smart Delegation
KI-gestützte Aufgabenverteilung basierend auf Kompetenzen und Auslastung
Aufgaben-Tracking
Übersicht über alle delegierten Aufgaben und deren Status
Team-Transparenz
Klare Verantwortlichkeiten und offene Kommunikation im Team
Das Ergebnis: Win-Win-Win
Für die Führungskraft
- Professionelle Delegation in wenigen Minuten
- Überblick ohne Mikromanagement
- Höhere Ergebnisqualität
Für Mitarbeitende
- Klare Aufgaben mit allen Infos
- Realistische Zeitplanung
- Keine Last-Minute-Panik
Für das Unternehmen
- Höhere Produktivität
- Weniger Fluktuation
- Bessere Kundenzufriedenheit
- Messbare KPI-Verbesserung
In 3 Schritten zur perfekten Delegation
Setup
Integration in Ihre bestehenden Systeme (Teams, Outlook, etc.)
Team-Onboarding
Kurze Einführung für alle Beteiligten, sofort einsatzbereit
Kontinuierliche Optimierung
KI lernt Ihre Prozesse und wird mit jeder Delegation besser
DSGVO-konform
Höchste Datenschutzstandards
Enterprise-ready
Skalierbar & sicher
Setup in 24h
Schnelle Implementierung
KI-Unterstützung
Intelligente Führung
TRM-AI von SkillsPilot macht Führung messbar und menschlich zugleich
SkillsPilot TRM-AI gibt Führungskräften die Werkzeuge an die Hand, die sie brauchen, um noch besser zu führen.
Jetzt starten und künftig besser delegieren!
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